Sắp Xếp Hồ Sơ Khai Thuế
Thuý Chi & Thành Phan
Quay đi quay lại, mới thoáng mà đã một năm qua. Làm nghề thuế vụ, những mốc thời gian đối với chúng tôi là những “tax events.” Chúng tôi cũng có 12 tháng như bao người, nhưng không phải từ tháng Giêng đến tháng Chạp, mà từ tháng 10 đến tháng 9 năm sau.
Người ta thường gọi là “lịch” không phải niên lịch là “fiscal year” (năm tài chính), năm bắt đầu và chấm dứt chu kỳ tiền bạc trong các hoạt động kinh doanh, thương mại, trao đổi dịch vụ v.v. không nhất thiết là tháng nào, ngày nào, nhưng phải đủ 12 tháng. Thợ thuế như tôi cũng có 12 tháng và tháng nào cũng “fiscal” hết, chỉ khác là mỗi nhóm tháng chia ra thành năm lần thành các “mùa,” chẳng hạn, mùa khai thuế (filing season), từ tháng 1 đền tháng 4; mùa sau mùa thuế (post-filing season), từ tháng 5 đến tháng 10; và mùa trước mùa khai thuế (pre-filing season), từ tháng 10 đến tháng 12.
Bây giờ là mùa thuế, công việc ở văn phòng nơi tôi làm việc cũng bận rộn như những mùa khác trong năm, khác đôi chút về nội dung. Trong mùa thuế, tổ thông tin báo chí của tôi thường chọn những bài có nội dung cập nhật nhất để giúp bạn đọc chuẩn bị hồ sơ khai thuế, những chi tiết cần biết để đơn giản hoá những bước cần làm khi sắp xếp giấy tờ v.v. và nhiều điều hữu ích khác như chỗ nào khai thuế miễn phí, chỗ nào có người giúp khai thuế miễn phí nói tiếng Việt, Hoa, Mễ... Các bạn có thể liên lạc với chúng tôi, Sở thuế Vụ (IRS), hầu như bằng tất cả các phương tiện giao lưu, truyền thống lẫn hiện đại, trực tiếp đến các trung tâm thuế địa phương hay vào mạng thông tin điện tử.
Chúng tôi luôn sẵn sàng để giúp các bạn.
Việc khai và nộp hồ sơ thuế sẽ không “đau đầu” như nhiều người thường nghĩ nếu các bạn có sẵn các loại giấy tờ cần thiết để tính toán, và quan trọng là các chứng từ được sắp xếp theo một thứ tự tiện lợi cho việc khai thuế. Việc sắp xếp giấy tờ theo một thứ tự hợp lý sẽ giúp các bạn nhớ được các món chi tiêu và các khoản thu nhập trong năm, bởi vì, một mớ hàng trăm tờ hoá đơn hay chứng từ được lưu giữ đầy đủ nhưng thiếu sắp xếp chẳng làm bạn nhẹ đầu bao nhiêu.
Trường hợp bạn đủ tiêu chuẩn để được miễn hoặc giảm thuế, chứng từ nếu được lưu giữ cẩn thận sẽ giúp bạn chứng minh được các chi tiết bạn khai trên hồ sơ thuế. Khi hồ sơ thuế của bạn được chọn để kiểm tra, với tất cả số liệu cụ thể và giấy tờ chứng minh, bạn không phải lo sợ hay nao núng và tiết kiệm được rất nhiều thời gian lục tìm hay thư đi thư lại với IRS.
Thường thường, những bộ chứng từ lưu để khai thuế nên giữ lại ít nhất 3 năm, nhưng một số loại chứng từ khác cần được cất giữ lâu hơn. Chẳng hạn, giấy tờ liên quan đến việc mua, bán nhà cửa; trao đổi chứng khoán, các quỹ hưu, tài sản thuê mướn hay doanh nghiệp bạn làm chủ.
Đối với hầu hết các trường hợp, Sở Thuế thường không yêu cầu người thọ thuế phải lưu và giữ giấy tờ cá nhân của họ theo một thứ tự nhất định nào. Nhưng nếu bạn có một tủ hồ sơ lưu thuế và bạn có thể lục tìm bất cứ chứng từ nào liên quan đến các vấn đề thường gặp trên một bộ đơn khai thuế của bạn; điều này sẽ giúp bạn khai thuế nhanh hơn, tiện lợi hơn và dễ dàng hơn. Bạn có thể sắp xếp các chứng từ liên quan đến việc khai thuế theo thứ tự phân loại như sau:
- Các loại hoá đơn thanh toán (bills).
- Các hoá đơn chi trả bằng thẻ tín dụng và các loại chứng từ khác (credit card and other receipts).
- Hoá đơn mua hàng, hay chứng từ giao nhận hàng (invoices).
- Sổ tay ghi lại các quãng đường lái xe (mileage logs), nếu bạn có cơ sở kinh doanh, bạn muốn khai để trừ thuế cho các chi phí đi lại khi đi thăm, khám bệnh, hoặc bạn muốn khai các chi phí phụ khi tham gia vào các chương trình thiện nguyện như quyên góp, cứu trợ.
- Các chi phiếu đã huỷ, các bản sao/chụp các chi phiếu ngân hàng, hay bản phụ của chi phiếu, hoặc bất cứ chứng từ thanh toán nào (canceled, imaged or substitute checks, or any other proof of payment).
- Các loại giấy tờ có liên quan đến việc khai miễn hoặc giảm thuế hay các loại tín thuế bạn đủ tiêu chuẩn nhận (Any other records to support deductions or credits you claim on your return).
Khi bạn chuẩn bị hồ sơ để khai thuế, một bộ hồ sơ lưu thuế đầy đủ và hợp lý sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Trường hợp bạn nhờ một người khai thuế chuyên nghiệp giúp bạn chuẩn bị hồ sơ, bộ hồ sơ lưu của bạn sẽ giúp người này hoàn thành đơn khai thuế nhanh chóng và có hiệu quả.
Nếu bạn muốn biết thêm các chi tiết về các loại giấy tờ cần phải lưu giữ để khai thuế, xin tham khảo thêm ấn bản số 552. Đây là ấn bản trình bày các vấn đề liên quan đến việc lưu hồ sơ khai thuế của cá nhân.
Bạn có thể tìm đọc ấn bản này ngay trên mạng thông tin của Sở Thuế Vụ, hoặc bạn có thể yêu cầu IRS gởi ấn bản này đến tận nhà cho bạn khi gọi số 1-800-829-3676.
Mạch Sống Số 44, tháng 2, 2006
