Lưu Lại Các Chứng Từ Để Khai Thuế
Date: Thursday, May 26 @ 17:16:35 EDT
Topic: Tài Chánh


 Thuỳ Chi

Quý vị có thể tránh được những chuyện đau đầu vào mùa thuế nếu ngay từ bây giờ, ngay sau mùa thuế, quý vị chú ý một chút đến các loại hóa đơn, sổ sách cùng các chứng từ khác. Một bộ hồ sơ lưu đầy đủ và được sắp xếp hợp lý sẽ giúp quý vị nhớ được những khoản tiền đã chi tiêu trong năm, và có thể giúp quý vị trả ít tiền thuế hơn.



Các giấy tờ lưu giữ sẽ giúp quý vị biết được những loại tín thuế nào quý vị có thể khai trên đơn khai thuế. Đồng thời, quý vị sẽ còn cần bộ hồ sơ lưu này khi Sở Thuế Vụ tiến hành kiểm tra trên hồ sơ thuế của quý vị. Thông thường các giấy tờ liên quan đến việc khai thuế cần được lưu giữ trong vòng 3 năm, nhưng cũng có một số loại giấy tờ, như chứng từ mua bán nhà, cổ phiếu, chứng từ về tiền tiết kiệm để trong quỹ hưu, giấy tờ liên quan đến bất động sản dùng trong kinh doanh hoặc cho người khác thuê hay thuê lại của người khác v.v. cần được lưu giữ lâu hơn những chứng từ khai thuế thông thường.

Trong hầu hết các truuờng hợp, Sở Thuế Vụ sẽ không yêu cầu người khai thuế phải lưu giữ các loại chứng từ thuế đầy đủ và sắp xếp theo từng loại, nhưng quý vị cũng nên cất giữ tất cả chứng từ liên quan đến các chi tiết quý vị khai trên hồ sơ thuế của mình. Các chứng từ thường là các loại hóa đơn thanh toán, biên lai trả tiền bằng thẻ tín dụng hay các loại biên nhận khác, hóa đơn mua hàng, nhật ký ghi chép quãng đường di chuyển (để tính số dặm đường đi công tác hay làm việc nhằm mục đích trừ thuế), chi tiết về các chi phiếu cá nhân đã hủy bỏ, chi phiếu phụ hoặc chi phiếu sử dụng tạm thời do ngân hàng phát hành, cùng các loại chứng từ thanh toán khác cũng như các giấy tờ liên quan đến việc khai để trừ thuế hay nhận tín thuế trên hồ sơ khai thuế.

Nếu quý vị duy trì được một bộ hồ sơ lưu đầy đủ và ngăn nắp, quý vị sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi chuẩn bị khai thuế vào dịp cuối năm. Ngay cả khi quý vị nhờ một chuyên viên khai thuế giúp cho quý vị, bộ hồ sơ lưu đầy đủ và có thứ tự cũng sẽ giúp ích rất nhiều cho họ và tờ khai thuế của quý vị sẽ được hoàn tất nhanh hơn và chính xác hơn.

Có nhiều lý do người khai thuế nên lưu giữ các chứng từ liên quan đến việc khai thuế. Ngoài ra, quý vị cũng cần phải giữ hồ sơ sổ sách vào các mục tiêu khác như khai bảo hiểm hay vay tiền mua nhà hoặc kinh doanh v.v. Một bộ hồ sơ lưu đầy đủ và hợp lý sẽ tạo nhiều thuận lợi cho quý vị trong những vấn đề như:

1. Phân loại các nguồn lợi tức khác nhau: Quý vị có thể nhận được tiền bạc hay tài lộc từ các nguồn khác nhau. Khi lưu và phân loại các nguồn lợi tức theo từng loại, quý vị có thể biết rõ từng loại tài sản và nguồn tài sản quý vị nhận được là bao nhiêu. Quý vị cần thông tin này để phân biệt các nguồn lợi tức kinh doanh với nguồn lợi tức không đến từ công việc kinh doanh hay buôn bán của quý vị. Từ đây, quý vị có thể biết được nguồn lợi tức nào phải đóng thuế và nguồn lợi tức nào không phải đóng thuế.

2. Theo dõi và tính được các chi phí: Quý vị có thể quên bẵng một vài món chi tiêu và vì vậy không thể có được kết quả chính xác các chi phí và lợi tức của quý vị. Trừ khi quý vị có lưu hồ sơ hay giữ lại các chứng từ, việc bỏ qua một khoản chi phí rất thường xảy ra. Việc lưu giữ các chứng từ còn giúp quý vị biết được số tiền quý vị đã chi dùng cho từng vấn đề, từng loại, và quý vị có thể dẫn được con số chính xác để tính các khoản thuế được trừ. Công việc này cũng giúp quý vị quyết định ngay việc nên hay không nên liệt kê các chi phí để trừ thuế trên hồ sơ thuế mỗi năm.

3. Biết được các chi phí cơ bản theo từng giai đoạn cho tài sản quý vị sở hữu: Khi sở hữu một nguồn tài sản quý vị nên biết rõ các chi phí đã tốn kém trong thời gian sở hữu loại tài sản này; loại nào có thể tính vào chi phí cơ bản, loại nào không. Các chi phí này gồm chi phí ban đầu khi quý vị mua hay nhận tài sản, các chi phí khác và các chi phí nâng cấp hay duy trì tình trạng sử dụng của loại tài sản.

4. Nhuận lợi trong việc khai thuế hằng năm: Để khai một hồ sơ thuế chính xác, quý vị cần một bộ hồ sơ lưu đầy đủ cho các chi phí và thu nhập trong năm. Một bộ hồ sơ lưu với các số liệu đầy đủ giúp ích rất nhiều trong việc khai và nộp hồ sơ thuế chính xác và nhanh chóng.

5. Cung cấp chứng cứ cho những chi tiết quý vị khai trên hồ sơ thuế: Trong trường hợp Sở Thuế Vụ đặt nghi vấn về các chi tiết quý vị khai trên hồ sơ thuế, hay khi hồ sơ thuế của quý vị bị kiểm toán, quý vị sẽ có sẵn các chứng từ giải thích việc tính toán của quý vị mà không cần phải mất nhiều công sức và lo lắng. Nếu quý vị không có sẵn các thứ giấy tờ cần thiết, quý vị có thể phải mất nhiều thời gian để truy lục hóa đơn hay chứng cứ từ các nguồn dẫn khác nhau. Nếu quý vị không thể chứng minh được bằng giấy tờ hay chứng từ cụ thể, quý vị có thể sẽ phải đóng thêm thuế và có thể sẽ bị phạt vì đóng các món thuế nợ trễ hạn.

Cần phải giữ hồ sơ lưu trong bao lâu?

Tùy theo yêu cầu của từng loại căn cứ theo quy định của bộ luật thuế và thủ tục hành chính, quý vị cần phải lưu các giấy tờ liên quan đến việc khai thuế cho đến hết thời gian hiệu lực của mỗi yêu cầu. Thông thường, quý vị sẽ phải giữ đầy đủ các giấy tờ liên quan đến từng mục thuế khai trên hồ sơ cho đến sau ngày hết hiệu lực kiểm tra từng trường hợp liên quan đến việc khai thuế của quý vị.

Thời gian hết hiệu lực cho các trường hợp liên quan đến việc khai và nộp hồ sơ thuế của quý vị có thể là thời gian cho phép quý vị được khai lại hồ sơ thuế đã nộp để nhận các tín thuế hay nhận lại tiền refund, hoặc thời gian theo quy định của pháp luật Sở Thuế Vụ có thể truy cập hồ sơ thuế của quý vị và truy thu thuế. Các mục liệt kê dưới đây bao gồm các khoản thời gian hết hiệu lực áp dụng cho các trường hợp khai nộp hồ sơ thuế của quý vị. Ngoại trừ trường hợp các thông tin được ghi chú rõ ràng, thời hạn tính bằng năm bắt đầu sau ngày quý vị nộp hồ sơ thuế. Đối với trường hợp những hồ sơ thuế nộp trước ngày đáo hạn nộp đơn, ngày nộp hồ sơ thuế được tính từ ngày đáo hạn chính thức của năm đó.

- Thường thường, quý vị nên lưu lại các chứng từ quý vị đã khai trong vòng 3 năm từ ngày quý vị nộp hồ sơ thuế.

- Nếu quý vị không khai các nguồn lợi tức hay không khai đầy đủ các nguồn lợi tức trong năm, và số tiền không khai nhiều hơn 25% tổng lợi tức ghi trên tờ khai của năm đó, quý vị nên giữ đầy đủ các giấy tờ liên quan đến các nguồn thu nhập của năm trong thời gian 6 năm.

- Nếu quý vị khai và nộp hồ sơ thuế đúng sự thật, IRS có thể truy cập hồ sơ thuế của quý vị bất cứ lúc nào, không có giới hạn về thời gian trong việc kiểm tra hồ sơ khai man.

- Trường hợp quý vị không khai nộp hồ sơ thuế, sẽ không có giới hạn về việc kiểm tra và truy thu hồ sơ thuế của quý vị.

- Nếu sau khi đã nộp hồ sơ thuế của năm, quý vị khai để nhận một loại tín thuế hay nhận lại tiền thuế đóng dư của năm đó, quý vị phải giữ chứng từ liên quan đến loại tín thuế hay tiền refund 3 năm sau khi quý vị nhận được tín thuế hay 2 năm sau khi quý vị đã nhận được tiền thuế đóng dư.

- Quý vị khai để trừ thuế các tổn thất từ các chứng khoán không có giá trị cao, quý vị nên giữ lại các chứng từ liên quan 7 năm.

Lưu giữ các chứng từ không còn liên quan đến hồ sơ khai thuế.

Sau khi các chứng từ quý vị lưu giữ không còn cần thiết cho mục đích khai thuế, quý vị không nên vất bỏ đi ngay. Hãy tạm thời giữ lại thêm một thời gian nữa vì quý vị có thể sẽ sử dụng các chứng từ này vào các mục đích khác, chẳng hạn, công ty bảo hiểm hoặc ngân hàng nơi quý vị vay tiền mua nhà hay kinh doanh có thể yêu cầu quý vị giữ lại một số các loại giấy tờ lâu thời thời gian Sở Thuế Vụ yêu cầu. Sở Thuế Vụ không đặc biệt yêu cầu người khai thuế phải lưu các chứng từ liên quan đến việc khai thuế của họ Tuy nhiên, là người khai và đóng thuế, quý vị nên có một bộ hồ sơ lưu riêng để giúp quý vị cũng như Sở Thuế Vụ xác định được tính chính xác của những chi tiết trên hồ sơ thuế.

Quý vị có thể sử dụng thông tin từ các báo cáo tài khoản ngân hàng của quý vị để làm chứng từ lưu cho các nguồn thu nhập và chi tiêu của mình. Trên các bản báo cáo lưu, quý vị nên kiểm tra và xác định rõ các khoản tiền, nguồn tiền nhập vào tài khoản cùng các loại chi tiêu.

Đồng thời, quý vị cũng cần phải lưu các chứng từ liên quan đến các khoản thu ố chi như hóa đơn, giấy báo trả tiền v.v. để bổ sung các khoản chi phí được giảm thuế.cho việc truy cập thông tin và giữ ở một nơi an toàn. Hồ sơ lưu của quý vị có thể được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng và phân loại theo các nguồn thu ố chi. Quý vị cũng có thể lưu hồ sơ theo nguyên tắc chung là giữ tất cả các chứng từ liên quan với nhau theo từng mục đặc biệt trong các phong bì riêng.

Các phương pháp lưu giữ hồ sơ:

1. Hồ sơ được lưu giữ bằng máy điện toán. Quý vị có thể sử dụng phần mềm vi tính cài đặt trong máy computer cá nhân để lưu hồ sơ. Loại linh kiện vi tính này có bán tại các tiệm bán lẻ. Các chương trình này sử dụng tương đối dễ dàng và không đòi hỏi nhiều kỹ năng chuyên môn về kế toán và thống kê kế toán.

Nếu quý vị sử dụng phương pháp lưu giữ hồ sơ bằng máy điện toán, quý vị cần phải biết cách viết các báo cáo dễ đọc, dễ hiểu, sử dụng các thông tin cần thiết để xác định được mức thuế quý vị phải đóng. Ngoài ra, quý vị vẫn cần phải lưu giữ các chứng từ chứng minh các khoản thanh toán, các hóa đơn, và các loại giấy tờ chứng minh các số liệu khai trên hồ sơ thuế.

2. Lưu giữ bản sao các bộ hồ sơ thuế. Quý vị nên giữ lại đầy đủ bản sao của các bộ hồ sơ thuế đã nộp như một phần các hồ sơ thuế lưu. Những bộ hồ sơ thuế lưu này có thể giúp quý vị khai thuế cho những năm sau đó; đồng thời quý vị cũng có thể căn cứ trên các bản lưu này để điều chỉnh lại những bộ hồ sơ thuế đã nộp. Các bộ hồ sơ thuế lưu cùng các chứng từ lưu khác có thể rất cần thiết cho các chuyên viên cố vấn, người quản lý hồ sơ cá nhân của quý vị cũng như người thừa hành di chúc về tài sản của quý vị.

Khi cần quý vị vẫn có thể yêu cầu Sở Thuế Vụ cung cấp cho quý vị một phó bản của bất cứ bộ hồ sơ thuế nào quý vị đã nộp cùng tất cả các giấy tơ đính kèm theo hồ sơ ấy, ngay cả một bản lương của quý vị. Quý vị phải điền đầy đủ vào mẫu đơn 4506 để gởi yêu cầu nhận các phó bản. Mẫu đơn 4506 là mẫu đơn yêu cầu một bản sao hay một phó bản của hồ sơ thuế (Form 4506 ố Request for Copy or Transcript of Tax Form). Muốn biết thêm chi tiết về các khoản lệ phí phải đóng và nơi nộp đơn yêu cầu, xin quý vị tham khảo thêm tờ hướng dẫn sử dụng mẫu đơn này.

Các loại hồ sơ cần lưu giữ:

1) Hồ sơ về các nguồn thu nhập. Chứng từ lưu chủ yếu của quý vịsẽ cho biết mức lợi tức quý vị cần phải khai trên hồ sơ thuế. Lợi tức có thể bao gồm tiền lương, lãi cổ phần, lãi tiết kiệm, các khoản phân phối từ các cơ sở kinh doanh cỡ nhỏ hay từ các công ty hợp doanh quý vị tham gia. Chứng từ lưu cũng có thể giúp quý vị biết được các khoản thu nhập nào không phải đóng thuế, chẳng hạn chứng từ báo tiền lãi miễn thuế (tax-exempt interest).

Ghi chú: Quý vị chỉ phải lưu phó bản C của giấy báo lương hằng năm, thời gian lưu loại chứng từ này thường là 3 năm. Tuy nhiên, để bảo đảm quyền lợi của quý vị về vấn đề phúc lợi An Sinh Xã Hội, quý vị nên giữ lại tất cả các phó bản lương mẫu C cho đến khi nhận được nguồn phúc lợi này. Trong trường hợp có những sai sót về nguồn lợi tức hay quá trình làm việc của quý vị trong bất cứ năm nào, quý vị có thể căn cứ vào các chứng từ lưu giữ để khiếu nại hay điều chỉnh.

2) Hồ sơ về các loại chi phí. Chứng từ lưu cũng sẽ đồng thời dẫn chứng cụ thể các chi phí quý vị có thể dựa vào đó để khai giảm thuế, hay khai nhận tín thuế trên hồ sơ khai thuế của quý vị. Các khoản thuế giảm có thể bao gồm các món trợ cấp ly hôn, tiền quyên góp cho các hội từ thiện, tiền lãi quý vị đã thanh toán cho ngân hàng về các khoản vay mua nhà, và tiền đóng thuế thổ trạch. Quý vị cũng có thể có các chi phí trả cho người trông con trong thời gian quý vị đi làm, đi xin việc làm v.v. Quý vị có thể khai các chi phí này để trừ thuế.

3) Hồ sơ về nhà ở. Khi lưu giữ các loại chứng từ cần thiết cho bộ hồ sơ khai thuế, quý vị có thể biết ngay các chi phí cơ bản cùng các chi phí nâng cấp quý vị đã bỏ vào căn nhà quý vị sở hữu. Quý vị cần loại thông tin này để xác định được khoản tiền lời ố lỗ khi quý vị bán căn nhà quý vị sở hữu; quý vị cũng có thể sử dụng nguồn thông tin về các chi phí cho loại bất động sản do quý vị làm chủ để biết được các mức khấu hao tài sản trường hợp quý vị sử dụng một phần nhà ở của quý vị làm cơ sở kinh doanh hoặc cho thuê. Hồ sơ lưu của quý vị phải nêu được giá mua ban đầu của căn nhà, các chi phí hoàn tất việc mua nhà, và các chi phí sửa chữa căn nhà nếu có.

Bộ chứng từ này cũng đồng thời cho biết các thất thoát, hư hao đã xảy ra, các khoản bồi thường của hãng bảo hiểm, và các khoản tiền lời chưa đóng thuế từ những lần bán những căn nhà quý vị sở hữu trước đây được tái đầu tư vào căn nhà đang ở hay căn nhà vừa bán.

Để biết thêm chi tiết cụ thể về các khoản chi phí hoàn tất việc mua bán nhà có bao gồm trong giá thành của căn nhà quý vị đang ở hay không, xin tham khảo thêm ấn bản số 530. Ấn bản này trình bày các thông tin dành cho những người lần đầu tiên sở hữu nhà ở (Publication 530 ố Tax Information for First-Time Homeowners). Ngoài ra, thông tin về các chi phí cơ bản của một căn nhà dùng làm nơi cư ngụ chính, bao gồm giá thành của loại tài sản quý vị nhận được từ người khác chứ không do mua bán, nêu trong ấn bản 551. Ấn bản này giúp quý vị tìm hiểu rõ hơn cách tính toán giá thành của các loại tài sản.

Khi quý vị bán một căn nhà do quý vị làm chủ, hồ sơ lưu của quý vị nên bao gồm các chứng từ ghi rõ giá bán của căn nhà, các chi phí trong quá trình bán nhà, chẳng hạn, tiền hoa hồng trả cho người môi giới. Quý vị có thể tham khảo thêm ấn bản 523 để biết thêm chi tiết liên quan đến thuế vụ (Publication 523 ố Selling Your Home).

4) Hồ sơ về các loại đầu tư. Hồ sơ thuế của quý vị nên có các chứng từ giúp quý vị biết được tiền vốn quý vị bỏ vào các nguồn đầu tư, và các khoản lời/lỗ khi quý vị bán các loại đầu tư này. Các hình thức đầu tư thường gồm cổ phiếu, chứng khoán và các quỹ đầu tư trong ngân hàng như các quỹ Mutual Funds. Chứng từ lưu cần nêu rõ giá mua, giá bán, và các khoản tiền hoa hồng trả cho người trung gian mua bán. Chứng từ quý vị lưu giữ cũng có thể ghi rõ các khoản tiền lãi cổ phần của quý vị đã được tái đầu tư, các khoản chi phí trả trước khi mở tài khoản Mutual Funds, và các khoản lãi gộp trong vốn từ trái phiếu mãn hạn.

5) Hồ sơ về các chứng từ thanh toán. Một phần quan trọng của hồ sơ lưu thuế là các chứng từ thanh toán. Quý vị nên giữ các chứng từ này để chứng minh các khoản chi phí quý vị khai trên hồ sơ thuế. Các chứng từ này tự chúng không phải là những bằng chứng quyết định các mục quý vị khai trên hồ sơ thuế được chấp thuận. Quý vị phải đồng thời lưu giữ cả những văn bản khác chứng minh khoản chi tiêu hợp lệ.

Thông thường, các chứng từ thanh toán gồm hoá đơn thanh toán bằng tiền mặt hay bằng chi phiếu đã sử dụng rồi. Nếu quý vị không có một chi phiếu đã sử dụng vì ngân hàng của quý vị không gởi lại cho quý vị các chi phiếu đã được đổi lấy tiền mặt hay đã sử dụng, hoặc khi quý vị thanh toán các khoản chi phí bằng thẻ tín dụng hay qua hệ thống chuyển ngân điện từ, quý vị có thể sẽ phải chứng minh các khoản chi phí đã thanh toán bằng một bản báo cáo tài khoản ngân hàng của quý vị.

Trường hợp quý vị thanh toán bằng tiền mặt, quý vị nên yêu cầu người nhận tiền đưa cho quý vị một chứng từ thanh toán có ghi rõ ngày tháng và chữ ký của người nhận chứng thực số tiền và lý do nhận tiền.

Quý vị nên lưu các chứng từ thuế theo các trình tự thuận tiện







This article comes from Mach Song - Life Stream
http://www.machsong.org

The URL for this story is:
http://www.machsong.org/modules.php?name=News&file=article&sid=136